После того, как компания приняла решение о ликвидации, необходимо подумать о сроках хранения или уничтожении документов.
Документы после ликвидации компании. Ответы
Согласно законодательству РФ все компании, независимо от организационно — правовой формы или формы собственности обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, таким образом, исключений для ликвидируемых компаний нет.
Документы по личному составу, архивные документы, сроки временного хранения которых еще не истекли, должны передаваться ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив, поэтому они не подлежат уничтожению (ст. 23). В этом случае ликвидационной комиссией заключается договор с архивом.
Рассмотрим правила хранения и передачи документов в государственный архив.
При подсчете сроков хранения документов необходимо начинать отсчет не от даты его составления, а с 1 января года, следующего за этой датой.
Лицевые счета и личные карточки работников и исполнительные документы хранятся 75 лет.
Договоры ГПХ о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся в пределах 50-75 лет.
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) – 5 лет.
Бухгалтерские документы также должны храниться 5 лет при условии, что по этим документам проведена ревизия (ст. 29 Закона №402-ФЗ). Исключения составляют годовая бухгалтерская отчетность, и аудиторское заключение по ней, которые подготавливают к сдаче в архив с отметкой «постоянно».
Для исчисления и уплаты налогов (сборов) документы хранятся 4 года, однако, есть исключения, по срокам хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Если получен убыток, в случае переноса его на будущие периоды, то такие документы хранятся в течение всего срока переноса убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Определившись с перечнем документов, которые подлежат уничтожению, ликвидационная комиссия составляет акт о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат хранению. Их передают на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и их вес.
Документацию с истекшим сроком, а также печать могут быть уничтожены следующим способами:
- силами компании, в том числе членами ликвидационной комиссией
- с привлечением специализированной компании
- органом по учету печатей, если печать внесена в государственный реестр печатей.
Ликвидируемой организации выдается акт об уничтожении, на обороте которого проставляется оттиск уничтоженных печатей. Его необходимо хранить на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печатью.
Если ликвидационная комиссия не передаст документы в архив или уничтожит документы, срок которых не истек, то члены такой комиссии могут быть привлечены не только к административной, но и к уголовной ответственности за факт сокрытия (уничтожения) официальных документов.
Но если компания нарушит правила хранения, учета, комплектования использования архивных документов третьими лицами, ей также грозят не только штрафы, но и уголовное наказание.